NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ HÓA ĐƠN GIẤY - HĐ ĐIỆN TỬ

I. Quy trình tiếp nhận và sử dụng hóa đơn

- Nhận chứng từ, Hóa đơn : Kiểm tra thông tin doanh nghiệp, hoàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền bằng số và chữ

- Tra cứu hóa đơn : tracuuhoadon.gdt.gov.vn

- Hạch toán vào sổ sách, kê khai thuế

II. Nhận biết các loại HĐ

1. Tên loại Hóa đơn

Gồm:
- Hoá đơn giá trị gia tăng,
- Hoá đơn bán hàng;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
-Tem; vé; thẻ.

2. Ký hiệu mẫu số hoá đơn (mẫu hoá đơn)

- Ký hiệu mẫu số hoá như sau:
6 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn
01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
01 ký tự tiếp theo là tsố liên trong một loại hóa đơn.
03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ví dụ: 01GTKT3/001: (01GTKT: Đây là hóa đơn giá trị gia tăng; 3: Hóa đơn này có 3 liên; 001: Đây là Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn GTGT có 3 liên)

- Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

3. Ký hiệu hoá đơn:

- Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

- 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

- 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.

- Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;

- Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

E: Hoá đơn điện tử,

T: Hoá đơn tự in,

P: Hoá đơn đặt in;

- Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ:

AA/18E: (AA: là ký hiệu hóa đơn; 18: hóa đơn tạo năm 2018; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử)

AB/18T: (AB: là ký hiệu hóa đơn; 18: hóa đơn tạo năm 2018; T: là ký hiệu hóa đơn tự in)

AA/18P: (AA: là ký hiệu hóa đơn; 18: hóa đơn tạo năm 2018; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in)

Ví dụ:

01AA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018;

03AB/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2018;

(Danh sách Mã hóa đơn của Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phát hành theo Phụ lục 2 kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

4. Số thứ tự hoá đơn:

- Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hoá đơn, bao gồm 7 chữ số.

VD: 0000001; 0000025

5. Liên hoá đơn:

- Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên,

- Liên 1: Lưu

- Liên 2: Giao cho người mua

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định.

III. Đối tượng sử dụng HĐ tự in, HĐ đặt in, HĐ điện tử

1. Hóa đơn tự in

- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

- Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

2. Hóa đơn đặt in

- Là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt hàng theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức cá nhân

- Đối tượng được sử dụng hóa đơn đặt in là đối tương được tự in nhưng không sử dụng, không thuộc đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế

3. HĐ điện tử

- Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.

- Hoá đơn điện tử (HĐĐT), bản chất nó của nó giống hệt hoá đơn giấy từ các thủ tục huỷ, xoá bỏ, thu hồi đều lập biên bản giống hoá đơn giấy. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm bảo quản dữ liệu của mình và sẽ xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra kiểm tra tại doanh nghiệp.

- Hoá đơn có mã xác thực (HĐĐTXT) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này. Như vậy thay vì doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó.

- Về đối tượng áp dụng:

HĐĐT: với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập

HĐĐTXT: với các doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan thuế, các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT tự lập.

- Về cách đăng ký :

HĐĐT: đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và doanh nghiệp tự lập để sử dụng.

HĐĐTXT : đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế.

- Về cách sử dụng :

HĐĐT: doanh nghiệp tự lập, tự lưu trữ và báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định.

HĐĐTXT: đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn.

- Phần mềm sử dụng:

HĐĐT: phần mềm tự xây dựng hoặc mua của bên cung cấp dịch vụ.

HĐĐTXT: sử dụng phần mềm của cơ quan thuế.

IV. Những điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp xuất HĐ

- Thời điểm lập hoá đơn GTGT

+ Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hoá (Ngày lập) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

+ Thời điểm xuất hóa đơn cung ứng dịch vụ:

Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Giá trị hàng hóa > 200K bắt buộc phải xuất Hóa đơn

- Đối với TH khách hàng không lấy HĐ, thì cuối ngày lập bảng kê giá trị hàng hóa và xuất 1 hóa đơn chung cho toàn bộ giá trị hàng hóa này.